Wenn auch nicht explizit als Meeting in der SCRUM Theorie erwähnt, ist ein ordentliches Kick Off Meeting zu Projektbeginn ein äußerst relevantes Meeting.
Ein Projekt Kick Off Meeting erfüllt mehrere Funktionen:
Spirit
- „Es geht los“. So banal es klingen mag, aber das wichtigste Ziel eines Kick Off Meetings ist es, allen zu verdeutlichen, dass mit diesem Meeting der Startschuss für das Projekt gelegt wurde und es losgehen kann.
Projektumfang und -ziele
- Es gibt die Möglichkeit dem gesamten Team, die Ziele des Projektes und den Projektumfang zu erläutern
- Es können bereits erste Fragen und Ansätze diskutiert werden. Wenn auch dies in diesem Stadium, zunächst im Hintergrund stehen sollte.
Teamsetup
- Gerade in gemischten Teams und in Teams, die in dieser Konstellation erstmals zusammen arbeiten, können sich die Teammitglieder gegenseitig vorstellen und kennenlernen. Dieser Punkt ist nicht zu unterschätzen, da gerade bei einer neuen Teamkonstellation, sich erst ein Wir-Gefühl entwickeln muss. (s. hierzu auch Teamentwicklungsmodell)
- Darlegung der Rollen der einzelnen Teammitglieder. Jeder ist ein Glied in der Kette; jeder trägt wesentlich zum Projekterfolg bei. Es darf hier, ganz im Sinne von SCRUM, keine Abstufung erfolgen. Das Team und nicht der Einzelne wird das Projekt zum Erfolg führen.
Zusammenarbeit
- Es sollte geklärt werden, wann und in welchen Abständen welche Meetings stattfinden, wer teilnimmt und wer diese leitet/ einrichtet
- Darlegung der Rollen der einzelnen Teammitglieder. Jeder ist ein Glied, jeder trägt wesentlich zum Projekterfolg bei. Es darf hier, ganz im Sinne von SCRUM, keine Abstufung erfolgen. Das Team und nicht der Einzelne wird das Projekt zum Erfolg führen.
Der einzige wirklich relevante Outcome aus einem Kick Off Meeting sollte der Spirit und die Lust auf das neue Projekt sein. Inhalte sind meist noch nicht klar, die Teammitglieder befinden sich noch in der Formingphase und greifbare Aufgaben gibt es meist noch nicht. Aber wenn das Team von der Idee und dem Mehrwert des Projektes überzeugt ist, war das Meeting erfolgreich.
Teilnehmen kann an einem Kick Off jeder, der einen Beitrag zu dem Projekt leistet. Also auch diejenigen, die nicht direkt zum „inner circle“ des Projektteams gehören. Es kann für das Team und die Bedeutung des Projektes von entscheidender Bedeutung sein, wenn bspw. der Geschäftsführer sich die Zeit nimmt, an dem Termin teilzunehmen.
Wie Sie bei einem Kick Off bestenfalls vorgehen hat viel mit Erfahrungen aber auch den Teilnehmern zu tun. Die Bandbreite geht von förmlich bis zu, wir lassen die Korken knallen als Symbol für den Projektstart.
Agendavorschlag für ein Kick Off Meeting
Begrüßung aller Anwesenden durch den Projektleiter/ SCRUM Master
Vorstellungsrunde der Anwesenden
Projektvorstellung
- Wie und warum ist die Idee zu dem Projekt entstanden?
- Welche Ziele sollen mit dem Projekt erreicht werden? Insbesondere auch die Darstellung des Mehrwerts des Projektes und die Bedeutung des Projekterfolges
- Inwiefern harmonisiert das Projekt mit den Unternehmenszielen?
Rollen & Meetings
- Welche Rollen gibt es?
- Wer übernimmt welche Rollen? Gern auch als Vorschlag formulieren und diskussionsbereit sein
- Vorschlag der Meetingabfolge und -häufigkeit
- Wie wird im Team kommuniziert und dokumentiert?
- Welche sonstigen Regeln gibt es? (Abwesenheiten, Reportings,…)
Nächsten Schritte
- Festlegung erster Aufgaben mit klaren Verantwortlichkeiten und Deadlines (bspw. Einrichtung der Meetingserien, Kollaborationaplattform schaffen etc.)
Wie werden Sie ein erfolgreiches Kick Off Meeting durchführen?
In erster Linie sollten Sie selbst von der Projektidee und dem Teamsetup überzeugt sein. Sie sollten dafür brennen, sich auf das Projekt freuen. Sollte dies nicht der Fall sein, geben Sie das Projekt bestenfalls in andere Hände. Nur mit Ihrer inneren Überzeugung schaffen Sie eine Atmosphäre und Begeisterung im Team. Stellen Sie die Bedeutung des Projektes und den Beitrag eines jeden Einzelnen in den Vordergrund. Das ist viel wichtiger, als ellenlange Diskussionen über wie und wo dokumentiert wird. Das Thema wird einem ohnehin mehrfach begegnen und muss nicht final im Kick Off geklärt werden.
Fazit
Nehmen Sie das Kick Off Meeting als Motivationsmeeting auf. Viele werden mir widersprechen und mit weiteren Inhalten punkten wollen, die alle ihre Berechtigung haben. Aber letztlich ist das für mich zweitrangig im Kick Off. Es geht los, wir als Team packen es an– und das ist die Kernmessage des Meetings