Richtiges Feedback seinen Kollegen oder Mitarbeiter zu geben ist eine Kunst für sich. Feedback wird meist als negative Kritik verstanden, dabei ist die Intention eine andere: Feedback soll dazu führen, Handlungen zu überdenken und zu motivieren. Meist führt die falsche Feedbackform bei dem Feedbacknehmer eine Frustration herbei.
Faktoren für ein erfolgreiches Feedback
Intentionen verstehen
- Bevor Sie Feedback geben, überlegen Sie sich genau, warum die Person handelt, wie sie handelt. Nur in den seltensten Fällen stecken bösartige Intentionen dahinter.
Vorbereitung
- Nichts ist schlechter als unvorbereitet in Feedbackgespräche zu gehen. Nehmen Sie sich Zeit, sich gründlich auf Feedbackgespräche vorzubereiten und denken Sie dabei langfristig. Nicht nur die Ereignisse der letzten Tage sind bei einem Feedbackgespräch relevant, sondern alle Ereignisse seitdem letzten durchgeführten Feedbackgespräch. Zur Unterstützung ist es empfehlenswert kontinuierlich Feedbacknotizen zu führen.
Offene Kommunikation
- Kommunizieren Sie bei Feedbackgesprächen stets offen. Legen Sie Ihre Beweggründe dar und kommunizieren Sie Ihre Erwartungshaltung.
Klare Kommunikation
- Halten Sie keine hidden-agenda vor. Ihr Gegenüber kann Ihre Gedanken nicht lesen und es ist auch nicht die Aufgabe, diese zu erraten.
Fakten vs. Gefühle
- Versuchen Sie sich bei Ihrem Feedback auf Fakten zu stützen. Untermauern lässt sich Feedback anhand von konkreten Beispielen. Lassen Sie persönliche Empfindungen aus dem Feedbackgespräch heraus
Rundumschlag
- Konzentrieren Sie sich bei einem Feedbackgespräch auf das Wesentliche anstatt dem Gegenüber mit dutzenden „Vorwürfen“ zu konfrontieren. Was ist der Fokus Ihres Feedbackgesprächs?
Beobachten
- Beobachten Sie Ihr Gegenüber. Je mehr Sie Ihre Intention erläutern und Hintergründe geben, desto eher erfahren Sie eine offene Haltung
Wir-Gefühl
- Verdeutlichen Sie, dass Sie gemeinsam an dem Thema arbeiten. Gemeinsam wollen Sie die angestrebte Verbesserung erreichen. Lassen Sie Ihr Gegenüber in diesem Bestreben nicht alleine
Regelmäßigkeit
- Führen Sie Feedbackgespräche regelmäßig und nicht in zu großen Abständen durch. Protokollieren Sie Ihr Feedbackgespräch und lassen Sie dies dem Feedbacknehmer zukommen.
Nachhalten
- Die angestrebte Verbesserung soll nachhaltig und messbar sein. Der Feedbacknehmer muss die Möglichkeit haben, seine Verbesserungen konkret messbar zu haben.
Wertung
- Machen Sie keine wertende Aussagen: „Du bist nicht belastbar.“
Die WWW-Formel
Eine leicht zu merkende und erfolgreiche Feedbackform ist das sogenannte WWW-Feedback. Dieses Feedback basiert auf drei Säulen:
Das WWW-Feedback
Wahrnehmung
- Beschreibung der Wahrnehmung der Situation. Diese Wahrnehmung sollte auf Fakten beruhen und nicht auf Ihr persönliches empfinden. Es kann hilfreich sein, sich an dieser Stelle zu versichern, dass die Faktenlage vom Gegenüber genauso gesehen wird.
Wirkung
- Wie ist die Wirkung auf Sie oder beispielsweise das Team und warum ist Ihnen dies so wichtig.
Wunsch
- Klare Formulierung Ihres Wunschs (im Gegensatz zu einem Diktat) und bieten Sie hierbei Ihre Unterstützung an
Sofern der Feedbackgeber diese drei Säulen bei der Vorbereitung und Durchführung des Feedbacks im Hinterkopf hat, führt dies zu einer erhöhten Akzeptanz und einem höheren positiven Effekt. Dieses Feedback lässt sich anhand eines Beispiels am besten beschreiben:
Situation
- Der Mitarbeiter ist wiederholt zu spät zu einem Meeting gekommen. Dieses Verhalten ist bereits mehrfach aufgetreten.
Wahrnehmung
- „In den letzten vier Wochen ist es wiederholt vorgekommen, dass Du zu spät zum Meeting erschienen bist.“
Wirkung:
- „Dies wirkt auf das Team, als wenn das Meeting keine Relevanz für Dich hat und Dich die Inhalte nicht interessieren. Dies kann dazu führen, dass auch andere das Meeting als unwichtig ansehen werden.“
Wunsch
- „Ich wünsche mir, dass Du künftig pünktlich zu den Meetings erscheinst, damit keiner vom Team warten muss. Gibt es Schwierigkeiten die Termine einzuhalten oder sonstige Gründe für das zu spät kommen?“
Wird nur der Wunsch geäußert, ist es für den Feedbacknehmer meist schwer, die Hintergründe zu verstehen. Bauen Sie Verständnis für Ihren Wunsch auf und erläutern Sie die Hintergründe. Ziel ist es, dass der Mitarbeiter aus dem Feedbackgespräch mit einem positiven Gefühl herausgeht, auch wenn dies nicht immer möglich sein wird.
Je konkreter und messbarer Ihr Wunsch ist, desto besser können Sie diesen nachverfolgen. Vereinbaren Sie mit dem Gesprächspartner direkt ein Follow-Up Termin an dem Sie gemeinsam schauen, ob das gewünschte Ziel erreicht wurde.